Definición: Conjunto de fuentes, procesos, herramientas y usuarios que, articulados entre sí, posibilitan y facilitan la recopilación, divulgación y organización de la información sobre educación superior relevante para la planeación, monitoreo, evaluación, asesoría, inspección y vigilancia del sector. Este sistema fue creado con el objetivo fundamental de divulgar información para orientar a la comunidad sobre la calidad, cantidad y características de las instituciones y programas académicos del Sistema.

Definición: Proceso mediante el cual los planteles de Educación Media que van a presentar a sus estudiantes de último grado al examen de estado por primera vez, solicitan sean registrados en el sistema de información del ICFES.

Definición: Es un requerimiento de información pública que se encuentren en los archivos de las entidades, y que puede ser realizado por cualquier persona sin necesidad de acreditar ningún tipo de interés.

Definición: Reconocimiento expreso de carácter académico, otorgado a una persona natural a la culminación de un programa, por haber adquirido un saber determinado en una institución de educación superior. Este reconocimiento consta en un diploma otorgado por la institución.